روتين خمس دقائق للقائد قبل مقابلة فريقه: دورات القيادة ما تعلمك أسرار

أذكر أول مرة تكلفت فيها بقيادة فريق. كنت متحمس، واوصل المكتب بدري عشان "أوريهم الشغل الصح".

احد الأيام دخلت عليهم الصبح الساعة 8 وأنا شايل هم إيميل من المدير + مشكلة سيارتي + امور مادية. ما قلت شي، بس سلمت وجلست على مكتبي ساكت.

خلال ساعه تقريبا لاحظت شي غريب: الكل ساكت. محد يضحك. محد يمر يسولف. حتى القهوة اللي كانوا دايم يعزموني عليها ما جا لها اي طاري. الجو كله ثقيل.

بعد فترة فهمت ايش كانت الغلطة. أنا ما دخلت عليهم "أنا". أنا دخلت عليهم بمشاكلي. وهم استقبلوها كلها بدون ما أنطق حرف.

هذا كان من أوائل الدروس اللي تعلمتها بالطريقة الصعبة: القائد الفاهم ما يدخل على فريقه زي ما هو بمزاج متعكر ولا مود سيء ما يفرق معه يدخل زعلان فرحان كله واحد، القائد الذكي المفروض دائما يدخل على فريقة بأفضل نسخة يستطيع تقديمها في تلك اللحظة.

بعد سنين وتجارب وغلطات، اكتشفت انه ضبط المود هذا او الحالة النفسية ما يحتاج دورة بـ 5000 ريال ولا كتاب 300 صفحة. يحتاج 5 دقايق بس. 300 ثانية تفصل بين قائد يشتت فريقه، وبين قائد يلملمهم.

خليني أعطيك الروتين خطوة خطوة. مجرب، بسيط، ويشتغل حتى لو كنت صاحي متأخر ونايم 4 ساعات بس.

ليش 5 دقائق؟ وليش قبل لا تقابل فريقك بالذات؟

لأن أغلب القادة ما ينقصهم الوعي، ينقصهم التوقف.

لو قلت لك خصص نصف ساعة كل صباح، غالبًا ما راح تستمر. ولو قلت لك دقيقة واحدة، قد تكون غير كافية عشان تقدر تستوعب انت كيف بتبدا يومك.

خمس دقائق تبدو قصيرة جدًا مقارنة بساعات العمل، لكنها طويلة بما يكفي عشان تنتقل من وضع "الاندفاع" إلى وضع "القيادة".

والأهم من هذا كله...

ترى فريقك ما ينتظرك لين تبدأ تعطيهم أوامر أو تناقشهم عشان يكوّنون انطباع عنك في ذاك اليوم. غالبًا، الانطباع يبدأ من أول لحظة تدخل فيها المكان، ومن أول "صباح الخير" تقولها.

هل دخلت مستعجل؟ مشتت؟ حاضر الذهن؟ هادئ؟ متوتر؟

الناس تلقط هالاشارات أسرع مما تتخيل، و تبني عليها توقعاتها لبقية اليوم.

وفريقك اذا حس أنك متوتر أو ممكن تنفعل بأي لحظه، بعضهم بينشغل بالتفكير كيف يتجنب الاحتكاك فيك أكثر من تركيزه على الشغل. أما إذا حس الفريق أنك حاضر ومتزن، كذا بياخذون مساحة أكبر للتفكير، وطرح الأفكار، والعمل براحة أكبر.

عشان كذا الفكرة مو أنك تضيف مهمة جديدة لجدولك المزدحم، الفكرة أنك تخلي أول خمس دقائق من يومك تحدد شكل الساعات الباقية من دوامك.

الدقيقة 1: وقفة الباب، لحظة الفصل بين عالمين

قبل ما تدخل وانت عند الباب ، توقف للحظة.

تذكر أنك واقف بين عالمين: العالم اللي جاي منه، والعالم اللي انت داخل عليه.

ممكن تكون جاي من زحمة طريق، أو مشكلة شخصية، أو اجتماع مزعج، أو ليلة ما نمت فيها كويس. كل هذا حقيقي وطبيعي، وما أحد يطلب منك تتجاهله أو تتظاهر أنه غير موجود.

لكن اسأل نفسك سؤالين بسيطين:

• وش الأشياء اللي جايبها معي اليوم؟
• ووش الأشياء اللي لازم ما أدخلها معي على فريقي؟

يمكن ما تقدر تترك ضغطك كله خلف الباب، لكن تقدر تقرر ألا تجعل الآخرين يدفعون ثمنه.

هذه الوقفة ما راح تحل مشاكلك، لكنها تذكرك أن دورك كقائد يبدأ عندما تختار ما الذي ستأخذه معك، وما الذي ستتركه قبل أن تدخل.

بكل بساطه تذكر هالجملة قبل تدخل دوامك

"ليس كل ما نحمله معنا، يجب أن نَحمِلُه إلى من حولنا".

الدقيقة 2-3: أبطئ الإيقاع، خذ وقفة، وتنفس ببطء قبل تبداء التفاعل مع فريقك

أحيانًا المشكلة مو في الموقف نفسه، بل في السرعة اللي نتعامل فيها معه. تدخل الدوام بسرعة، وتتجه مباشرة للناس والاجتماعات، وأنت أصلًا ما استوعبت وش وضعك النفسي اليوم. ممكن تقول كلمة أو تسوي تصرف بسرعة بدون ما تفكر، ويصير سبب لمشكلة كبيرة من أول الصباح، وتكون كفيلة إنها تخلي اليوم كله ثقيل على فريقك.

الأفضل إنك تدخل مكتبك وتجلس مع نفسك شوي، أو حتى توقف خارج المكتب لدقيقة قبل ما تدخل على فريقك. خذ مع نفسك وقفة قصيرة. مو لأنها راح تغيرك أو تقلب مزاجك في لحظة، لكن لأنها تمنعك من التصرف بعجلة قد تندم عليها لاحقًا.

خلال هذي الوقفة، جرّب تقنية بسيطة اسمها "تنفس الصندوق" (Box Breathing). فكرتها سهلة:

• خذ شهيق هادئ من الأنف لمدة 4 ثوان.
• احبس النفس لمدة 4 ثوان.
• أخرج زفير بطيء لمدة 4 ثوان.
• انتظر 4 ثوان قبل أخذ النفس التالي.

كرر هذه الدورة ثلاث مرات فقط. (من تجربة شخصية راح تكتشف انك بديت تهدى وترجع تركز مباشرة).

المقصود من التمرين مو إنك تتخلص من كل ضغوطك خلال دقيقة، ولا إنك تتحول فجأة إلى شخص هادئ. الهدف أبسط من كذا: تعطي نفسك فرصة قصيرة تهدأ فيها، وتنتقل من ردة الفعل السريعة إلى الاستجابة الواعية.

وخلال هذه الثواني القليلة، اسأل نفسك:

هل أنا مستعد أقود فريقي اليوم، وعارف من وين أبدأ يومي؟ او انا ممكن أنقل توتري وضغوطي للآخرين بدون ما أشعر؟

الهدف مو إنك تدخل على فريقك بلا مشاعر، ولا إنك تتحول إلى شخص مختلف خلال دقيقة. الهدف أن تمنح نفسك فرصة قصيرة للانتقال من ردة الفعل السريعة إلى الاستجابة الواعية.

كثير من المشكلات في بيئة العمل ما تبدأ بسبب قرار خاطئ، بل بسبب كلمة انقالت في لحظة توتر. وأحيانًا، وقفة قصيرة قبل التفاعل مع فريقك تكون كفيلة بتغيير مسار يوم كامل.

الدقيقة 4: بوصلة يومك كله... ايش اللي يحتاجه فريقك منك اليوم؟

بعد ما أخذت وقفتك، وهدأت إيقاعك، جاء وقت أهم سؤال في هذا الروتين:

إيش الشيء اللي يحتاجه فريقي مني اليوم؟

مو إيش الشيء اللي أنا أبغاه منهم.

هل يحتاجون وضوح في الأولويات؟

هل يحتاجون قرار سبق وتم تأجيلة؟

هل يحتاجون مني استماع و انصات أكثر من التوجيه؟

هل يحتاجون دعم لأنهم خارجين من فترة ضغط؟

أحيانا ندخل على موظفينا وكل تفكيرنا في جداولنا، واجتماعاتنا، وضغوطنا، وننسى أن جوهر واساس القيادة هو خدمة احتياج الفريق في اللحظة المناسبة.

هذا السؤال البسيط يغير اتجاه يومك.

بدل ما تدخل على فريقك وأنت تفكر:

"كيف أخلص اللي عندي باسرع وقت؟"

تدخل وأنت تسأل:

"كيف أقدر أكون القائد اللي يحتاجه فريقي اليوم؟"

فريقك مو كل يوم يحتاج نفس النسخة منك.

في يوم يحتاجون منك الحسم.

وفي يوم يحتاجون منك الصبر.

وفي يوم يحتاجون منك التشجيع.

أما القائد الناضج، فهو اللي يعرف متى يستخدم كل واحدة منها.

وإذا كنت تبغى تعرف كيف تترجم هذا الاحتياج الى خطوات عملية في إدارة العمل، سبق ان تحدثنا عن ثلاث أساسات لا غنى عنها لإتمام أي مهمة داخل الفريق، لأنها تساعدك على تحويل النية الجيدة إلى تنفيذ واضح ومنظم.

إذا كانت "وقفة الباب" تفصلك عن ضغوطك، فإن هذا السؤال يوجّهك نحو دورك الحقيقي كقائد.

الدقيقة 5: دائما تذكر إن مظهرك يسبق كلماتك - خدعة الدماغ الأخيرة

في آخر دقيقة قبل ما تبداء يومك. خذ الخطوة الأخيرة، بسيطة بس قوية جداً. لازم تتأكد من اجابة السؤال:

هل وجهك يعكس الرسالة اللي تبغى توصلها؟

لأن الناس تقرأ ملامحك قبل ما تسمع كلامك.

اكيد مو مطلوب تضحك طول الوقت، لكن مطلوب ما تدخل عليهم بوجه يحمل معركة ما يعرفون عنها شي.

حاول انك تخلي ملامحك تجمع نظرة هادئة، سلام واضح، وابتسامة خفيفة، والابتسامة إذا كانت طبيعية احيان تكفي لتخفيف نصف توتر اليوم.

قصتين تخيلها معي في بيئة العمل: وتأثير الروتين

القائد الأول: بدون الروتين اليومي

تخيل قائد وصل الدوام متأخر شوي. الطريق كان زحمة، والجوال ما وقف من مكالمة لمكالمة، وعنده اجتماع مهم بعد دقايق. دخل مباشرة على فريقه وهو ما اعطى نفسه فرصة يستوعب حتى وش وضعه النفسي.

أول سؤال جاه من موظف قابله برد سريع ونبرة حادة. قاطع موظف ثاني لأنه مستعجل، وانتقد تأخير مهمة بطريقة انفعالية. بالنسبة له كان مجرد ضغط صباحي عابر، لكن بالنسبة للفريق كان بداية يوم مليان توتر وتحول الجو الى حذر لان القائد مو بوضع كويس. صار كل شخص يحسب حساب كلماته، وتراجع النقاش، وانخفضت المبادرات خوفا من أي ردة فعل مو كويسة.

هو ما كان يقصد يفسد يوم أحد... لكنه دخل على فريقه قبل ما يرتب نفسه.

القائد الثاني: مع الروتين اليومي البسيط

الآن تخيل قائد ثاني مر بظروف مشابهة تمامًا. زحام، اتصالات، وضغط قبل بداية اليوم. لكنه قبل ما يدخل على فريقه، جلس واخذ دقايق بيسطة مع نفسه. أبطأ الإيقاع، أخذ وقفة قصيرة، رتب أولوياته، وسأل نفسه: ايش الشي المهم اللي يحتاجه فريقي مني اليوم؟

دخل الدوام بنفس الضغوط التي يحملها أي إنسان، لكنه لم يسمح لها أن تقود تصرفاته. كان واضحًا في حديثه، هادئًا في توجيهاته، وحاضر ذهنيا ومستعد يستمع لفريقه.

الفارق بينه وبين القائد الأول ما كان في عدد سنوات الخبرة، ولا في الذكاء، ولا في قوة الشخصية.

الفارق كان في خمس دقائق اختار فيها أن يدير نفسه قبل أن يدير الآخرين.

وهذا النوع من الهدوء وضبط النفس ما يجي فجأة، لكن يعتبر من علامات نضج القيادة اللي تتطور مع الوقت. وإذا حاب تعرف كيف ينتقل القائد من ردود الفعل السريعة إلى القيادة الواعية، أنصحك بقراءة مقال مراحل نضج القيادة الخمسة.

في النهاية، كل قائد يمر بأيام جيدة وأيام صعبة.

السؤال ليس: هل انت بتشعر بالضغط؟

السؤال هو: ايش بتسوي بهذا الضغط قبل تنقله إلى فريقك؟

3 أخطاء تقتل روتينك وتخليك ترجع لنقطة الصفر

حتى لو حفظت الروتين، فيه 3 غلطات بتسويها لو ما انتبهت:

الخطأ الاول: تبدأ باستخدام الجوال أول ما تدخل

كثير من القادة أول ما يجلسون على الكرسي يفتحون واتساب والبريد والإشعارات. خلال ثوانٍ ينتقلون من ضغط الطريق إلى ضغط العمل، قبل حتى أن يعطوا أنفسهم فرصة للتركيز.

إذا كنت ناوي تطبق هذا الروتين، خله يسبق الجوال. خمس دقائق ماراح تغير شي الشغل، لكنها ممكن تغير الطريقة اللي تبدأ فيها يومك.

الخطأ الثاني: انك تمارس التكرار بالاعتراف وتعتقد انها صراحة وانت تحول شعورك السيء إلى هوية

الوضوح مطلوب. قول لفريقك مرة وحدة "اليوم عندي ضغط" وانتهى. مو لازم كل شوي تذكرهم "أنا متوتر، أنا مشغول، أنا تعبان".

هذي اسمها "شكوى سلبية". بدل ما تحميهم من توترك، انت قاعد تغرقهم فيه. خلك قوي، أعترف مره، وكمل شغلك وخلهم يشتغلون.

الخطأ الثالث: تكون مستعجل وتأجل الروتين

مثلا بتقول لنفسك "اليوم مستعجل، بخليه بكرة". وبكرة بيصير بعده.

تذكر: أكثر الأيام اللي تحتاج فيها هذا الروتين هي الأيام اللي تشعر فيها أنك ما تملك وقتًا له.

لأن الاستعجال لا يختصر الأخطاء، بل أحيانًا يصنعها.

خمس دقائق قبل بداية اليوم قد توفر عليك ساعات من معالجة آثار ردود الفعل المتسرعة.

وللاذكير، أحيانا نحاول تحت الضغط اننا نلقى حلول سريعة لاي مشكلة او عائق وللاسف نتسبب بخطأ أكبر من المشكلة اللي نبي نحلها، وهذا يشبه تماما ما قلنا في مقال احذر أن تضع حلاً لمشكلة، ويكون الحل مشكلة أكبر.

هل بتنجح اذا بديت الروتين اليوم؟

اكيد ممكن تمرعليك صباحات تنسى فيها الروتين، وأيام تدخل فيها على فريقك وأنت متوتر رغم كل شيء.

الهدف من الروتين هذا مو أنك تصير قائد مثالي لا يعصب ولا يتوتر.

الهدف أن تقلل عدد المرات التي تخلي فيها فريقك وموظفينك يدفعون ثمن يومك الصعب.

القيادة لا تقاس بالكمال، بل بعدد المرات التي تتوقف فيها، تراجع نفسك، وتختار أن تتصرف بشكل أفضل من المرة السابقة.

الخلاصة اللي أبغاك تحفظها: القيادة طاقة قبل ما تكون قرارات

الكتب تعلمك كيف "تخطط" وكيف "تنفذ" وكيف "تقيم الأداء". لكن الكتب ابدا ما راح تعلمك كيف "تدير او تضبط نفسك" اولا.

الحقيقة اللي لازم تذكرها دايم: فريقك ما يتأثر فقط باللي تقوله، ايضا يتأثر بالطريقة التي تحضر فيها كل صباح.

لو دخلت عليهم وأنت مشحون بالتوتر، اكيد بينشغل بعضهم بتوقع ردة فعلك أكثر من تركيزه على المهمة نفسها. أما إذا دخلت عليهم وانت أكثر هدوء ووضوح، انت بتمنحهم فرصة اكبر يعطون أفضل ما عندهم.

جرب الروتين هذا لمدة أسبوع، مو لأنك بتصير قائد مختلف خلال سبع ايام، لانك راح تكتشف ان دقائق قليلة في بداية يومك ممكن تغير الطريقة اللي يحسها فريقك طوال اليوم، وغالبا بتلاحظ ثلاث نتائج:

1. وضوح اكبر في تعاملك، لانك لن تقود بردود فعل متسرعة.

2. هدوء اكثر داخل الفريق، لأن الناس بتعرف انت كيف بتتصرف حتى في الأيام الصعبة.

3. مساحة اكبر للتركيز على العمل بدل الانشغال بقراءة مزاج القائد.

القائد الناضج مو اللي ما عنده مشاكل. كلنا عندنا. القائد الناضج هو اللي ما يخلي الاخرين يدفعون ثمن مشالكه كل يوم

وإذا كنت تبي تعرف اكثر عن تأثير الحاله النفسيه للقائد على بيئة العمل، سبق ناقشنا بالتفصيل كيف يمكن لمزاج المدير ان ينتقل الى الفريق ويؤثر على ادائهم في مقال:كيف يؤثر مزاج المدير على إنتاجية الفريق؟

لان القيادة لا تبدأ بالخطة... القيادة تبدأ بك.