فن التفويض: كيف تبني فريقا قويا بالثقة بدل الإدارة الدقيقة
مقارنة بين أسلوب الإدارة الدقيقة (Micromanagement) وأسلوب القيادة المبني على الثقة والتفويض.
اسأل أي قائد منهك وظيفيا، او اسأل اي قائد يداوم ساعات طويلة ويتعب بالشغل "وش أكثر شي متعبك بالدوام؟" 90% بيقول لك كلمة وحدة: "كل الشغل مرتبط فيني".
طيب اسأله السؤال الثاني: "ليش ما تفوض؟" بيرد عليك: "صعب الشغل لازم انا اسوية لانه حساس، واصلا قد جربت قبل فوضت شغلة وخربوها".
كثير من القادة يكتشفون بعد سنوات ان سبب الضغط اليومي مو كثرة المهام مع الاسف، كل مافي الامر انهم يحتفظون بمهام كان ممكن يفوضونها من البداية بكل بساطة.
التفويض مو انك "ترمي الشغل على غيرك". التفويض انك "تزرع الثقة، فتحصد نتائج وانت نايم".
المدير المايكرو مانجر يمسك كل شي بيده لأنه ما يثق. القائد الحقيقي يسلم المهام لأنه يبني الثقة وينميها.
ايش الفرق بينهم؟ واحد يشتغل 16 ساعة، والثاني فريقه يشتغل وهو يخطط ويرسم اهداف ومركز على الخطط الاستراتيجية.
وإذا ودك تعرف اكثر عن المايكرو مانجر وليش المدراء يصيرون مدراء دقيقين، وكيف تقدر تتحول من أسلوب الرقابة المستمرة إلى القيادة المبنية على الثقة، اقرا المقال السابق عن الإدارة الدقيقة (Micromanagement): كيف تقتل الإبداع والثقة داخل فريقك دون أن تشعر؟
ليش نخاف من التفويض؟ 3 أكاذيب نصدقها عن نفسنا
قبل ما نتعلم "كيف نفوض"، لازم نواجه "ليش ما نفوض". الخوف له 3 وجوه:
الكذبة الاولى: "محد بيسويها زيي"
صح مافي احد بيقدر يسويها زيك 100%. بس الموظف ممكن يسويها بـ 80% من جودتك، لكن بيسويها بـ 200% من طاقته لانه عنده وقت وعنده جهد اكثر منك. وانت صح بتسويها 100% لكن بـ 20% من الطاقه اللي باقي عندك لأنك محروق.
اختار انت: 100% مرة وحدة، ولا 80% تتكرر 10 مرات بدونك؟
الكذبة الثانية: "لو غلطوا، انا اللي بدفع الثمن"
ايه ممكن يغلطون واكيد احيان غلطتهم لها ثمن. لكن بما انك ما تفوض، تراك انت الحين تدفع ثمن أكبر: وقتك، صحتك، استقالات فريقك. الغلط يتصلح بفلوس. لكن الاحتراق الوظيفي ما يتصلح.
الكذبة الثالية: "افوض الشغل = انا كسول"
بالعكس. أصعب شي على المدير انه يشيل يده. واسهل شي انه يعدل ويدقق ويتأكد كل شوي. بس ترى القائد الحقيقي مهمته مو انه "يسوي"، المهمة الفعلية للقائد انه "يخلي غيره يسوي".
تأكد انك اذا كنت تشتغل مكان فريقك، هذا معناه انك مو قائد ابدا. انت كذا بكل بساطة مجرد موظف عادي عنده لقب مدير فقط.
قاعدة القائد الذهبية: فوض "النتيجة" مو "الخطوات"
هذي أكبر غلطة تذبح التفويض: انه على سبيل المثال المدير يقول "خذ هالملف، انسخ كذا واحذف كذا، غير الخط لكذا، وارسله لي الساعة 3". هذا تفويض مسير قد لا يملك الموظف اي قرار او لمسة خاصة.
هذا مو تفويض. هذا اسمه "مايكرو مانجمنت مقنع".
لكن تفويض القائد الواثق يكون على سبيل المثال "أبغى منك تقرير يقنع الإدارة ان مشروعنا بيوفر 20% تكاليف. وعندك حرية كاملة بالطريقة والتصميم. بس النتيجة النهائية لازم تكون مقنعة ومرتبة. متى تقدر تسلمني مسودة أولى؟"
طبعا القائد الذكي يعرف يفوض من ويعرف ان كل مهمة تختلف عن الثانية. لذا التفويض الناجح يكون معايير، وهذا موضوع مهم بالقيادة تكلمنا عنه بالتفصيل في مقال: في قيادة فريقك تأكد إنك تعتمد ثلاث أساسات لإتمام أي مهمة
شفت الفرق بين التفويض المسير والتفويض الحقيقي؟
الأول مسكت "كيف". الثاني مسكت "وش النتيجة". لما تفوض النتيجة، انت تعطي ثقة. لما تفوض الخطوات، انت تعطي أوامر.
الثقة تقول للموظف: "أنا أشوفك قادر". الأوامر تقول له: "أنا أشوفك غبي".
مصفوفة التفويض 4 مربعات: ايش تفوض وايش تمسك؟
تحس انك احيان تحتار ايش افوض وايش ما افوض؟ في حل بسيط جدا. قبل اي مهمة استخدم هالمصفوفة:
مصفوفة التفويض 4 مربعات: أداة بسيطة لتحديد المهام التي تُفوض والمهام التي تبقى ضمن مسؤوليات القائد.
المربع 1: مهم + الموظف يقدر يسويها = فوض فورامثال: اعداد تقارير دورية، تصميم العروض، جمع البيانات. هذي خبزك اليومي. لو ما فوضتها، بتغرق.
المربع 2: مهم + الموظف ما يعرف يسويها = وجه ودرب اول، بعدين فوضمثال: عرض تقديمي قدام مجلس الادارة. لا ترميه له لحاله. اجلس معه مرة، فهمة وجهه، بعدين فوضه تفويض كامل. اسمها "تفويض تدريجي".
المربع 3: مو مهم + الموظف يقدر يسويها = فوض بدون تردد مثال: ترتيب ملفات الدرايف، حجز القاعة، طباعة التقارير. المهام هذي تسرق وقتك. ارميها.
المربع 4: مهم جداً + حساس + انت الوحيد اللي تقدر = لا تفوض نهائيامثال: تقييم أداء الموظفين، إقالة أحد، التفاوض مع شريك استراتيجي. هذي شغل القائد، مو شغل الفريق.
جزء كبير من مجهود المدير اللي يحترق وظيفيا وحالته حاله هو مربع رقم 3. شغل تافه ماسكه بيدك عشان "ما تثق أحد يسويه".
التفويض مسؤولية رسمية.. لا يمكن تكون توجيه شفهي
للاسف كثير من القادة يظن ان التفويض ينتهي وتكتمل معاييره عند جملة: "فلان أنت مسؤول عن المهمه الفلانية". لكن في الواقع، بعض المهام مستحيل تنجح بمجرد توجيه شفهي، خصوصا إذا كانت المهمة كبيرة او تتطلب تعامل وتعاون مع عدة أقسام أو جهات داخل المنشأة.
دايم تذكر انك اذا بتفوض شخص بمهمه جديده انت ما تعطيه عمل إضافي بس، انت تحمله مسؤولية وتعطيةهفرصة لإثبات نفسه. عشان كذا من حقه انه يلاقي الدعم الكافي اللي يساعده بانه ينجح.
تخيل أنك كلفت موظف يقود مشروع أو فوضته لمهمة تنسيق مع عدة ادارات، وبكل بساطة تركته يواجه الجميع بدون اي تفويض او اعلان رسمي انه مكلف بهذه المهمة. كيف بيقدر يقنع الآخرين بالتعاون معه؟ وكيف بيثبت ان اللي يطلبه منهم هو جزء من مسؤوليته الجديدة؟
وايضا من اخطاء المدراء الشائعهانهم يفوضون المهمة، لكنهم لا يفوضون الصلاحية. وبعدين يستغربون ليش تتعطل الأمور أو ليش يرجع لهم الموظف بكل خطوه بالمهمة.
الحقيقة أن المدير قادر على إنجاز كثير من الأمور بسهولة لأنه بكل بساطة الجميع يعرفه ويعرف منصبه وصلاحياته. لكن الموظف اللي تم تكليفه حديثا، بالغالب يحتاج إلى دعم رسمي يوضح دوره الجديد ويسهل تعامله مع الآخرين.
لهذا السبب، يجب ان يكون التفويض رسمي و موثق بشكل واضح للعموم. أحيانًا يكفي بريد إلكتروني للفريق أو إعلان داخلي يوضح مسؤولية الشخص وصلاحياته وحدود دوره. خطوة بسيطة زي هذي تزيل كثير من العقبات وتوفر على الجميع وقت وجهد كبيرين.
وتذكر دائمًا: التفويض بلا صلاحيات كافية لاتمام المهمة يشبه انك تكلف شخص يسوق سيارة بدون ما تعطيه المفتاح. إذا كنت تطمح للنجاح المهمه، تكرم وامنح المسؤولية والصلاحية والدعم معا.
قصة واقعية: الرجل الذي كان سبب نجاح وفشل مشاريعه في نفس الوقت
أحد الأصدقاء كان شخص مجتهد بشكل استثنائي. من النوع اللي يشتغل أكثر من أي شخص من اللي حوله بل دايم يتميز ويبين مع اي فريق يشتغل معه، ويبدأ يومه قبل الجميع وينهيه بعد الجميع.
صديقي قرر انه يدخل عالم التجارة بمشروع صغير، لانه كان يعتقد بما انه قادر على بذل مجهود اكثر من الاشخاص الاخرين، معناه انه يقدر يركز مجهوده على تجارة تفيده.
خلال سنوات جرب أكثر من مشروع. بدأ في استيراد الشاحنات ، ثم مؤسسة نقليات، وبعدها قرر يشتغل بصيانة السيارات ويكون عنده مركز صيانة للسيارات، ثم اخيرا انتهى بمحل حلاقة. وفي كل مرة كان يدخل المشروع بحماس كبير ويبذل مجهودا هائلا.
لكن الغريب ان النتيجة فعليا كانت تتكرر تقريبا في كل مشروع: ضغط مستمر، مشاكل يومية، نمو بطيء، وفي النهاية خساير او تراجع يجبره يقرر يغير النشاط ويبداء من جديد.
في كل مره كان واثق ان المشكلة مو فيه مره يقول انها في السوق، مره المنافسين، أو الظروف الاقتصادية. لكن بعد فترة اكتشف ان المشكلة الحقيقية كانت اقرب مما يتخيل. بعد ما نبهه شخص ثاني ابتدا بعد ولكن نجح وهو ما يبذل ولا جزء بسيط من مجهودة. قال له مشكلتك ما تثق الا بنفسك.
وهو فعلا كان يرفض أن يثق بأحد.
لا يثق بشريك، ولا يثق بمدير، ولا يثق بموظف، ولا حتى بالعامل اللي وظفه بنفسه. كل شيء لازم يسويه هو او يمر عليه شخصيًا. كل قرار يحتاج موافقته. وكل مشكلة يجب أن يتدخل فيها بنفسه.
في محل الحلاقة كان يتابع ادق التفاصيل بنفسه. وفي الورشة كان لازم يشيك على كل سياراه قبل تسليمها للعميل. وفي مؤسسة النقليات كان يضطر انه يسوق ويسافربالشاحنة عشان يوصل البضاعة بنفسة اذا كانت قيمتها عالية. باختصار كأنه الموظف والمدير وصاحب العمل في وقت واحد.
كان يعتقد أن هذا حرص. لكنه في الحقيقة كان يبني عنق زجاجة يمر من خلاله كل شيء.
وفي كل مره نفس المشكلة ياخذها معه من مشروع الى مشروع، واذا بدأت تكبر هالمشكلة اللي هي عدم الثقه، صار يحس انه المشروع فشل بسبب عوامل خارجية، لانه مجتهد ومو مخلي شي ما سواه مستحيل يفكر ان اجتهاده خلاه ما يثق دام يقدر يسوي كل شي.
مره اعترف وقال جملة ما زلت أتذكرها:
كنت أعتقد أني أحمي مشاريعي من أخطاء الناس، لكني اكتشفت أني كنت أمنعها من النمو.
الدرس اللي تعلمه كان بسيط: مو كل مشروع يفشل بسبب نقص السيولة النقدية أو ضعف بالسوق. أحيانا يفشل المشروع لأن صاحبه ما يقدر يتخلى عن شي بالشغل يشوف انه قادر يوصله بيده.
3 أخطاء تقتل تفويضك وتخليك ترجع مدير مايكرو مانجر
حتى لو طبقت المصفوفة والقالب، انتبه من هالفخوخ:
الخطأ الاول: "الاسترجاع" Boomerang Delegation
الموظف يجيك يسأل: "مدير، ايش رأيك أسوي كذا؟" وانت ترد "خلاص عطني اسويه أنا أسرع".
كذا انت رجعت المهمة لحضنك. الطريقة هذي اسمها "بوميرانج"، والبوميرانج باسهل تعبير هي تحديدا عصى ماوكلي اللي ترتد اليه كل ما رماها. وانت تفعل مثل هالعصا وترجع المهمة لنفسك بعد ما فوضتها لشخص ثاني. كل مرة تسويها، الموظف بيتعلم درس: "لا تسأل، هو بيشيلها".
الرد الصح كقائد: "وش رأيك انت؟ ايش الخيارين اللي ببالك؟" ارجع الكورة له.
الخطأ الثاني: مراجعة الشغل اللي فوضته كل شوي
سلمت المهمة، وبعد نص ساعة ترسل "ها وين وصلت؟". هذا مو تفويض. هذي مراقبه وماتبعة ممله.
اتفقت على "وقت مراجعة الساعة 11"؟ التزم فيه. بين الوقتين، اختفي. الثقة يعني "اصبر".
الخطأ الثالث: معاقبة الغلط الأول
الموظف جاب لك مسودة أولى وفيها أخطاء. لو صرخت "ليش كذا؟ سويتها أنا أحسن"، انتهى التفويض للأبد.
القائد يرد كذا: "تمام البداية. 3 أشياء ممتازة هنا. ونعدل هالنقطتين مع بعض عشان المرة الجاية تكون أقوى".
الغلط الأول هو "رسوم تعليم". ادفعها بابتسامة، بتكسب موظف يعتمد عليه العمر كله.
كيف تبني الثقة قبل لا تفوض؟ ثلاث عادات يومية للقائد
الثقة تنبني كذا:
1. عادة "الاعتراف العلني":
باجتماع الفريق قول "فكرة التقرير هذي كانت من فلان". لما الناس تشوف انك تعطي كريدت، بتثق انك بتفوض بجد مو كلام.
2. عادة "السؤال بدل الأمر":
بدل "سوي كذا"، قول "كيف تشوف نسويها؟". السؤال يزرع إحساس بالملكية. والملكية = ثقة.
3. عادة "حماية الظهر":
لو فريقك غلط قدام الإدارة العليا، لا ترميه. قول "انا المسؤول. احنا نتعلم من الغلط هذا". الموظف اللي تحميه مرة، بيفديك 10 مرات بعدها.
التفويض بدون ثقة = مقامرة.
وللتذكير ترى بناء الثقة في الفريق ما يعتمد على التفويض بس، عشان تبني الثقة لابد يكون الفريق مترابط ويكون فيه علاقة مهنية قوية بين أفراد الفريق وقائدهم. وهذا الكلام سبق شرحناه في موضوع:القيادة والترابط يصنعان الفريق... العدد لا يكفي
الخلاصة: القائد ما يكبر لحاله، القائد يكبر لما فريقه يكبر
المدير يقيس نجاحه بـ "كم شغلة سويت اليوم". القائد يقيس نجاحه بـ "كم شغلة سواها فريقي بدوني اليوم".
التفويض مو رفاهية. هو اختبار.
اختبار هل انت تبغى تكون "بطل القصة"؟ ولا تبغى تكون "المخرج اللي طلع أبطال كثير"؟
كل مهمة ماسكها بيدك وانت قادر تفوضها، هي سقف زجاجي حاطه فوق راسك وراس فريقك. ما راح تكبرون الين تكسرونه.
ابدأ اليوم بمهمة وحدة بس. مهمة من المربع رقم 3. واستخدم طريقة التفويض الصحيحة بالتكليف الرسمي. واصبر لين وقت المراجعة.
بعد شهر، بتكتشف ان فريقك يشتغل بافضل طريقة، واعمالكم تكبر، وانت أخيراً عندك وقت تفكر... مو بس تنفذ.
لأن القيادة الحقيقية ما تقاس بعدد الساعات اللي يشتغلها القائد. تقاس بعدد القادة اللي قدر صنعهم.
تأكد انك اذا وصلت مرحلة اتقان التفويض وتطوير الآخرين، فأنت فعليا انتقلت الى مرحلة متقدمة من النضج القيادي. زي ما سبق ناقشنا في موضوع: مراحل نضج القيادة الخمسة: كيف تنتقل من إطفاء الحرائق إلى القيادة الأصيلة؟
تعليقات
إرسال تعليق
شكرا لمنحي جزء من وقتك الثمين